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涼山州索瑪花公益助學協會各部門職責

索瑪花公益助學網是2008屆服務于四川省涼山州金陽縣的西部計劃志愿者自發組織的公益組織,在志愿者、社會各界善緣人士、各界社會組織、團委和民政局的大力支持和幫助下,于2014年4月,正式在州民政局注冊成立“涼山州索瑪花公益助學協會”(以下簡稱“協會”),是非營利性民間公益組織,原名“索瑪花公益助學網”。

協會宗旨通過網絡與現實社會的互動,改善山區教育現狀,扶助涼山貧困學生,支持西部民族地區教育,促進民族團結繁榮。

為便于分工協作,協會下設秘書處作為執行協調機構,秘書處下設技術部、外聯部、調研部、項目部、財務部、助學點。

   秘書處:協助會長完成協會日常事務管理工作,負責文件的起草、各種檔案的管理,進行信息交流,上傳下達任務及通報任務執行情況。

1、做好協會例會和相關會議的通知及會議記錄等工作,總結相關資料并歸檔(電子文檔及上傳于網站);

2、負責編制協會各種表格;

3、負責收集助學點每次下鄉的照片及編撰工作(以電子文檔的形式);

4、負責協調協會各部之間的關系,做好大中小型活動的前期準備和人員調配工作;

5、負責協調好助學點的日常事務工作,及時做好協會各部門和助學點的密切聯系;

6、負責做好協會和助學點的資料備份,以便翻閱和查詢;

7、負責做好協會網站的內容更新,每一個月不定期的在網站上公布各地區的事跡(優秀的和不優秀的),以便做到公開化;

8、負責審核各助學點上報的資料(貧困學生資料、公益項目資料等);

秘書處下設技術部:

    1、負責網絡技術支持,包括網站維護管理,更新,管理程序開發和網絡安全等;

    2、負責發現網站在技術上的不足之處,并進行二次開發;

    3、負責索瑪花網站的安全,信息更新與維護、相關技術支持。

    秘書處下設外聯部:外聯部主要由離開涼山的大學生西部計劃志愿者和愛心網友、會員組成。

     1、負責協會在網絡和社會中的宣傳工作,并盡可能聯系外界各類援助適時策劃開展各種類型的公益活動;

     2、負責為協會募集愛心物資和愛心資金(愛心人士委托協會做項目的資金),資金一律匯入協會指定的賬戶;

     3、外聯部成員不接收現金,若有愛心人士需捐助現金,告知愛心人士匯入協會制定的賬戶;

     4、協助秘書處做好對外聯絡工作。

    秘書處下設助學部:負責各助學點受助學生資料的整理,協調各個資助點的資助款發放及后期反饋工作,資料庫更新。

     1、負責對各助學點調研組組成員管理、培訓;

     2、負責各助學點的學生資料管理;
     3、負責協會資助人檔案管理;
     4、在每學期開學前跟各助學點調研組負責人溝通,確定發放時間,將發放金額等信息上報財務部(表格另行設計);
     5、在每學期發放工作結束以后,收集受助學生信息反饋表,安排人員統計更新信息,并盡快郵寄給資助人;
     6、及時掌握各助學點受助學生信息變化情況,做好孩子的跟蹤調查,做好每次回訪工作,把回訪調查的信息上報給秘書處,以便存檔上傳至網站;
     7、在每學期結束時發布下一學期或學年的匯款通知,安排人手分批負責;

     8、撰寫走訪報告發布在網站論壇上,并向秘書處提供捐助所有信息,以便開展捐助工作;

     9、負責完成“花蕊行動”和“花苗行動”助學項目。

    秘書處下設項目部:項目部由熟悉涼山州各學校的志愿者組成。

     1、負責山區貧困學校的走訪調研,根據協會要求,擬定項目書,傳給秘書處進行修改,收錄到協會項目庫;

     2、負責山區和貧困學校通水通電等公益項目的實施;

     3、負責書寫每次項目實施的總結,以便上傳至網站論壇;

     4、協助辦公室做好宣傳工作。

     5、負責完成“花圃行動”和“花園行動”助學項目。

    秘書處下設財務部:負責對協會的財務、資產進行管理。財務部由會計、出納組成。 

     1、負責依照<<民間非營利組織會計制度>>和《中華人民共和國會計法》、《會計基礎工作規范》等財務制度建立網站的財務管理制度; 

     2、按網站財務制度建立健全的帳務,組織完成網站的財務核算工作; 

     3、對協會的資產以及資金進行登記和管理; 

     4、負責對協會的公益項目進行財務核算管理,對完成的項目進行清算并出具財務報告; 

     5、制定合乎需要的財務報表和統計分析報表; 

     6、按規定對各助學點財務資料進行存檔管理; 

     7、負責捐贈物資的接收、調配、發運、反饋,協調各地物資發放;

     8、負責各助學的資金收入和資金支出管理,做好財務核算工作和財務報表,并及時上傳于網站上進行公布;

     9、負責收集各助學點的財務報表。做的不對及時指出進行修改;

     10、負責協會貧困孩子銀行卡的辦理,并做好賬號和密碼的登記,負責聯系各助學點財務人員,做好登記,以便資助人的詢問和查賬。

    秘書處下設助學點:主要是由縣上在崗的大學生西部計劃志愿者組成,主要是根據協會活動安排,開展好各助學點的公益活動。

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